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April 16, 2018 | Author: Silvia Bellido | Category: Computer File, Paper, Information, Databases, Knowledge
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INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR “H. CONSEJO PROVINCIAL DE PICHINCHA”

MÓDULO

TÉCNICAS DEDOCUMENTACIÓNY ARCHIVO

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

II N ND D II C CE E TÉCNICAS PARA EL MANEJO DE __________________________________________________________ 1 1. FUNDAMENTOS GENERALES DE ARCHIVO ______________________________________________ 1 1.1 HISTORIA DEL ARCHIVO ______________________________________________________________ 1 1.2 CONCEPTOS __________________________________________________________________________ 3 EL ARCHIVO ____________________________________________________________________________ 3 Archivar _________________________________________________________________________________ 3 Archivología ______________________________________________________________________________ 3 1.3 IMPORTANCIA________________________________________________________________________ 4 Funciones ________________________________________________________________________________ 4 1.4 OBJETIVOS___________________________________________________________________________ 4 1.5 CARACTERÍSTICAS ___________________________________________________________________ 5 1.6 DOCUMENTO _________________________________________________________________________ 6 1.6 FUENTES DE ARCHIVO _______________________________________________________________ 6 CLASES _________________________________________________________________________________ 6 1.6.1.1 CORRESPONDENCIA EXTERNA _____________________________________________________ 6 1.6.1.2 CORRESPONDENCIA INTERNA _____________________________________________________ 7 1.6.2 DOCUMENTOS PROPIAMENTE DICHOS _______________________________________________ 7 1.7 CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL ______________________________________ 7 CREACIÓN o RECIBO __________________________________________________________________ 7 ARCHIVO Y PROTECCIÓN ______________________________________________________________ 7 UTILIZACIÓN _________________________________________________________________________ 7 TRANSFERENCIA _____________________________________________________________________ 7 ELIMINACION ________________________________________________________________________ 8 1.8 CONDICIONES DE UBICACIÓN DEL ARCHIVO Y MEDIDAS PREVENTIVAS PARA LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. __________________________________________________ 8 1.9 TAREAS ESPECÍFICAS EN EL TRABAJO DE ARCHIVO ____________________________________ 9 1.9.2 REVISIÓN DE DOCUMENTOS _________________________________________________________ 9 1.9.3 RESTAURACIÓN DE DOCUMENTOS ___________________________________________________ 9 1.9.4 CODIFICACIÓN ____________________________________________________________________ 10 1.9.5 DISTRIBUCIÓN _____________________________________________________________________ 10 1.9.6 CONTROL CRUZADO________________________________________________________________ 10 1.9.7 PREPARACIÓN DE LEGAJOS ________________________________________________________ 10 1.9.8 PREPARACIÓN DE LAS CARPETAS O FOLDERES ______________________________________ 10 1.9.9 ORDENAMIENTO ___________________________________________________________________ 10 1.10 PASOS EN EL PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO _________________________________________ 11 1.10.1 INSPECCIÓN: _____________________________________________________________________ 11 1.10.2 CLASIFICACIÓN: __________________________________________________________________ 11 1.10.3 CODIFICACIÓN: ___________________________________________________________________ 11

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1.10.4 DISTRIBUCIÓN: ___________________________________________________________________ 11 1.10.5 ARCHIVAR: _______________________________________________________________________ 12 1.11 CLASES DE ARCHIVOS ______________________________________________________________ 12 1.11.1 POR SU MANEJO O USO ____________________________________________________________ 12 1.11.1.1 ACTIVO O DE TRÁMITE __________________________________________________________ 12 1.11.1.2 INACTIVO O DE DEPÓSITO _______________________________________________________ 12 1.11.1.3 SEMIACTIVO ____________________________________________________________________ 13 1.11.2 POR SU ORGANIZACIÓN ___________________________________________________________ 13 1.11.2.1 ARCHIVO CENTRALIZADO _______________________________________________________ 13 1.11.2.2 ARCHIVO DESCENTRALIZADO ____________________________________________________ 14 1.11.2.3 ARCHIVO MIXTO O COMBINADO __________________________________________________ 14 2. ORGANIZACIÓN GENERAL DEL ARCHIVO ______________________________________________ 15 2.1 UBICACIÓN DENTRO DE LA ESTRUCTURA _____________________________________________ 15 2.2 PERSONAL COMPETENTE ____________________________________________________________ 15 2.3 MÉTODOS DE TRABAJO ______________________________________________________________ 15 3. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL, PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Y EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS _________________________________________________________________________ 16 3.1 SISTEMAS DE PRÉSTAMO ____________________________________________________________ 16 3.2 TRASLADO DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL __________________________________ 17 3.3 EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS______________________________________________________ 17 4. SISTEMAS, MUEBLES Y ELEMENTOS DE ARCHIVO ______________________________________ 18 4.1 ARCHIVADOR HORIZONTAL O DE GAVETA ____________________________________________ 18 4.2 ARMARIOS __________________________________________________________________________ 19 4.3 ESTANTERÍAS _______________________________________________________________________ 19 4.4 ARCHIVADOR DE FOLDERAMA O VERTICAL ___________________________________________ 19 4.5 CLASIFICACIÓN DE FUELLE _________________________________________________________ 19 4.6 EL KÁRDEX _________________________________________________________________________ 19 4.7 OTRO MOBILIARIO __________________________________________________________________ 20 4.8 ELEMENTOS DE ARCHIVO ___________________________________________________________ 20 4.8.1 CARPETAS O FOLDERES ____________________________________________________________ 20 4.8.2 CARPETAS PARA ARCHIVO _________________________________________________________ 20 4.8.3 PESTAÑAS _________________________________________________________________________ 20 4.8.4 MARBETES ________________________________________________________________________ 21 4.8.5 GUÍAS O SEPARADORES ____________________________________________________________ 21 4.8.6 GUÍAS PRIMARIAS _________________________________________________________________ 21 4.8.7 GUIA ESPECIAL ____________________________________________________________________ 21 4.8.8 GUIA INDIVIDUAL__________________________________________________________________ 21 4.8.9 CARPETA MISCELÁNEA ____________________________________________________________ 21 4.8.10 ETIQUETAS O RÓTULOS ___________________________________________________________ 21 4.8.11 RELOJ RADICADOR _______________________________________________________________ 22

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4.8.12 NUMERADOR Y FECHADOR ________________________________________________________ 22 4.8.13 BALANZA PARA CORRESPONDENCIA _______________________________________________ 22 4.8.14 TULAS ____________________________________________________________________________ 22 4.8.15 MESA DE TRABAJO ________________________________________________________________ 22 4.8.16 BANDEJAS PORTAPAPELES / BANDEJAS CLASIFICADORAS APILABLES _______________ 22 5 RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA ___________________________________________________ 22 5.1 TRAYECTORIA DE UNA CARTA: _______________________________________________________ 23 6. MANUAL DE ARCHIVO ________________________________________________________________ 23 6.1 OBJETIVOS DEL MANUAL ____________________________________________________________ 23 7. ARCHIVADORES ESPECIALES _________________________________________________________ 24 7.1 CONCEPTOS _________________________________________________________________________ 24 7.2 HEMEROTECA_______________________________________________________________________ 24 7.3 FOTOTECA __________________________________________________________________________ 25 8. MICROFILMACION ___________________________________________________________________ 25 81 CONCEPTOS _________________________________________________________________________ 25 8.2 VENTAJAS DE LA MICROFILMACION _________________________________________________ 25 8.3 APLICACIONES ______________________________________________________________________ 26 8.4 COMO SE HACE LA M1CROFILMACION ________________________________________________ 26 8.4.1 ACTA INICIAL ______________________________________________________________________ 26 8.4.2 ACTA FINAL _______________________________________________________________________ 27 TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ___________________________________________________ 28 VITALES _______________________________________________________________________________ 28 NO ESENCIALES ________________________________________________________________________ 28 ÚTILES ________________________________________________________________________________ 28 IMPORTANTES. _________________________________________________________________________ 29 SEGUNDA PARTE _______________________________________________________________________ 30 MÉTODOS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO______________________________________________ 30 1. MÉTODOS DE ARCHIVO _______________________________________________________________ 30 1.1 MÉTODO ALFABÉTICO _______________________________________________________________ 30 1.2 MÉTODO NUMÉRICO ________________________________________________________________ 31 1.3 MÉTODO GEOGRÁFICO ______________________________________________________________ 32 1.4 MÉTODO DE ARCHIVO POR ASUNTOS _________________________________________________ 33 1.5 MÉTODO ALFANUMÉRICO ___________________________________________________________ 34 TERCERA PARTE _______________________________________________________________________ 36 REGLAS UNIVERSALES DE ARCHIVO _____________________________________________________ 36 1. REGLAS DE CLASIFICACIÓN __________________________________________________________ 36 1º Regla: ________________________________________________________________________________ 36 2º Regla: ________________________________________________________________________________ 37 3º Regla: ________________________________________________________________________________ 37 4º Regla: ________________________________________________________________________________ 38

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5º Regla: ________________________________________________________________________________ 38 6º Regla: ________________________________________________________________________________ 39 7º Regla: ________________________________________________________________________________ 39 8º Regla: ________________________________________________________________________________ 40 9º Regla: ________________________________________________________________________________ 40 10º Regla: _______________________________________________________________________________ 41 11º Regla: _______________________________________________________________________________ 42 12º Regla: _______________________________________________________________________________ 42 13º Regla: _______________________________________________________________________________ 43 14º Regla: _______________________________________________________________________________ 43 2. ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA POR ASUNTOS _______________________________________ 44 ANEXO 1 _______________________________________________________________________________ 45 ANEXO 2 _______________________________________________________________________________ 47 ARCHIVO GENERAL ____________________________________________________________________ 48 COMO DEBE GUARDAR LA DOCUMENTACIÓN ____________________________________________ 50 LIBRO DE REGISTROS___________________________________________________________________ 51 FORMULARIO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS __________________________________________ 52 PROCESO DOCUMENTAL ________________________________________________________________ 53 CLASES DE DOCUMENTOS ______________________________________________________________ 55 FORMULARIO ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS __________________________________________ 56

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TÉCNICAS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO 1. FUNDAMENTOS GENERALES DE ARCHIVO 1.1 HISTORIA DEL ARCHIVO La historia en realidad no dice cuándo, cómo o dónde se inventó este sistema, que ha sido y es una necesidad en la historia de una empresa y también del hombre, nace con él y forma parte de su vida. Se sabe que los antiguos guardaban en los templos de los dioses sus archivos y eran manejados por los sacerdotes. Tal importancia daban a sus documentos que los llevaban a las guerras, por temor a dejarlos en las ciudades donde l os enemigos los destruirían con mayor facilidad. La información ha sido el elemento primordial para el desarrollo histórico de la humanidad en todos sus aspectos. La información le permite al hombre avanzar en conocimientos y apreciar al mundo que lo rodea, esto es, el descubrimiento de su mundo personal, a una adaptación a los cambios y al empleo de nuevas técnicas, todo condicionado por varios factores como el ambiente, la naturaleza, las costumbres, la educación. La constante necesidad del ser humano de obtener información se ha hecho presente desde tiempos remotos: los ideogramas encontrados en las cavernas, las tablas de arcilla de los antiguos babilonios, los papiros egipcios, los juglares durante el Medioevo; y ahora, la imprenta, el telégrafo, el teléfono, la radio, la televisión, la computadora, los satélites. Son todos métodos que la humanidad ha utilizado y utiliza en su afán de guardar la información que obtiene para su posterior utilización. Si hacemos un breve recorrido por los pueblos de la antigüedad, los egipcios dan testimonio de sus archivos: En sus templos había columnas recubiertas de inscripciones para consulta de sus sacerdotes. En la China y en la India las leyes sagradas eran custodiadas en los templos, por los sacerdotes. Los griegos y los romanos guardaban sus testamentos y documentos en mármol, en bronce grabado y en madera. La expresión del pensamiento, desde la antigüedad hasta nuestros días, ha sido grabada en piedra, mármol, arcilla, pizarra, metal, madera, plantas y pieles y desde hace unos mil años se escribe sobre papel. El primer contacto con el archivo se inició por los años 1700, cuando el hombre vio en su tienda la necesidad de guardar algunos documentos; inventó un aparato llamado aguja o spendle que consistía en una varilla bastante delgada, ensamblada en una base y terminada en una punta fina, donde se insertaban los papeles. Con este elemento la consulta se hacía muy difícil y los documentos se rompían con mucha facilidad. Más tarde se ideó otro sistema llamado gancho. Este tenía mayor ventaja que el anterior ya que hacía la consulta más rápida, pues consistía en una medialuna provista de varios ganchos en donde se clasificaban los papeles; pero a medida que la clientela aumentaba, aumentaba también la papelería, haciéndose indispensable la división y clasificación de documentos para encontrarlos más rápidamente. De esa necesidad

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO surgió el llamado Shannon; se trataba de una tabla base que tenía en su borde superior un gancho que aprisionaba los papeles. Tiempo después, aparece un nuevo clasificador que permitía archivar por asuntos: El pigeón hole que quería decir nido de palomas; era una caja con divisiones internas, tanto verticales como horizontales que hacían tantos espacios como se quisieran. A partir de esta época la necesidad obligó a clasificar en algún orden la documentación, puesto que no existía ningún sistema y se pensó en ordenarlos alfabéticamente; para el efecto, se creó el boxfile o archivo de caja, construido en madera. De éste surgió uno nuevo que se llamó bellows-file, que quería decir carpeta de fuelle y facilitó el manejo del material. Todo lo anterior prueba que siempre ha sido necesario guardar y clasificar documentos, dando origen a la regla de oro del archivo; "debe haber un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar".

AGUJA O SPENDLE

GANCHO

BELLOWS FILE

SHANNON DOARD

PIGEÓN HOLE 2

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ARCHIVO HORIZONTAL

1.2 CONCEPTOS EL ARCHIVO. Es una entidad que sirve para guardar toda la información que se genera en una institución y toda la que recibe de acuerdo con su actividad. El archivo es, por lo tanto: la información con la cual cuenta toda la institución. La memoria de la empresa. Archivo es la organización metódica y apropiada de los documentos para su manejo, registro, conservación, restauración, consulta y control. El archivo es el centro fundamental de información de la empresa, cuya organización y funcionamiento requiere orden, precisión, claridad y agilidad. Es la agrupación sistemática de documentos con características comunes, que permitan un conocimiento detallado de cada documento determinado: asunto, código, tipo y localización dentro del archivador. En síntesis es el eje director de información por excelencia. Archivar Consiste en guardar los documentos de tal forma que estén protegidos co ntra el deterioro, destrucción o pérdida, y que facilite la localización de la correspondencia en el momento en que se solicite. La técnica que trata sobre conservación, administración, clasificación, ordenación e interpretación de la correspondencia en los archivos, fuentes de consulta, tanto interna como externa, se llama archivología. Archivología Estudia la sistematización de los archivos con el objeto de determinar métodos de ordenación, conservación, restauración, encuadernación y administración. Su campo es

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO cada día más extenso porque no solamente se archivan documentos escritos, sino también cintas magnetofónicas, películas, filminas, discos, planos y otros. 1.3 IMPORTANCIA Todo negocio necesita archivar para conservar datos importantes acerca de sus productos, empleados, enseñanzas, reseñas o de algunos documentos por constituir patrimonio histórico, legal, administrativo, académico, investigativo o por cualquier otra razón que haga necesaria su conservación. Estos datos deben ser encontrados oportunamente, y debido a que el manejo del archivo es cada día una de las funciones más importantes de una empresa, deben existir funcionarios encargados de él con el fin de poder tomar decisiones rápidas y precisas. Se dice que las comunicaciones escritas son el combustible que alimenta los negocios; crece su caudal, se multiplican y éstas se convierten en documentos que hay que guardar para referencias futuras, tanto en empresas grandes, como pequeñas basando todas sus posibilidades de surgir, en una programación cuidadosa de trabajo y en un conocimiento preciso de fechas y acontecimientos. Para que los documentos que se archivan produzcan la información, es necesario agruparlos y clasificarlos por sus características y contenidos; conocer los orígenes y funciones (planes de la compañía); determinar los principios de procedencia básica de cada documento, su frecuencia y el tiempo que debe guardarse. Funciones Las funciones del Archivo son:  Recoger, organizar, custodiar y conservar la documentación que le sea remitida por los distintos servicios de la Institución.  Elaborar los instrumentos para el tratamiento de la documentación.  Gestionar las transferencias documentales de las unidades administrativas.  Aplicar la evaluación y selección de la documentación según los criterios establecidos.  Gestionar el préstamo de la documentación a los organismos productores y la consulta de la misma de acuerdo con las normas de acceso a los documentos.  Proporcionar asesoramiento técnico a los archivos de oficina para su organización.  Facilitar el acceso y difusión del patrimonio documental de la Institución. 1.4 OBJETIVOS La definición de objetivos debe adecuarse a cada empresa, pero hay unos elementos básicos entendibles y aplicables en todos los entornos. En general, un sistema de gestión documental pretende: 1.

Hacer más fácil a las personas trabajar con los documentos. Cada persona sabe qué documentos tiene que guardar, cuando, como y donde. Cada persona sabe cómo encontrar en poco tiempo los documentos adecuados cuando los necesita. 2. Facilitar que la información se comparta y se aproveche como un recurso colectivo, evitar que se duplique, evitar fotocopiados innecesarios, evitar dobles grabaciones de datos, etc.

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO 3. Conservar la memoria de la Institución más allá de los individuos que trabajan en ella y poder aprovechar el valor de los contenidos en los que queda plasmada la experiencia, evitando empezar de cero sobre aspectos en los que ya hay experiencia acumulada. 4. Localización y consulta fácil, rápida y segura de cualquier documento. 5. Construcción de centros de información activa para la empresa, disponible en todo momento. 6. Conservación y ordenación adecuada de documentos de la compañía. 7. Agrupación de los documentos homogéneos a través de una nomenclatura en los diferentes asuntos. 8. Aceleración del trámite y centro de atención prestada a cada documento en particular y cada asunto. 9. Supresión de duplicados y documentos innecesarios. 10. Aplicación de normas sobre duplicación, retención y transferencia de documentos de acuerdo con su importancia, utilización y consulta. 11. Determinación de métodos, elementos y formularios para lograr una operación efectiva con la mayor economía de espacio y de tiempo. 12. Mantener bajo seguridad y reserva documentos confidenciales de funcionamiento de la empresa. 13. Suministrar información en forma ágil y precisa. Definir el ámbito de aplicación de un sistema de gestión documental desde un punto de vista práctico, nos obliga a considerar un enfoque global en el que tienen que integrarse los archivos en papel, los documentos electrónicos y las bases de datos. En cualquier empresa existen estas tres realidades conviviendo de forma tan relacionada que no se pueden ofrecer soluciones parciales, en conclusión básicamente tendremos como objetivos:    

Constituir un centro vivo y activo de información. Establecer un sistema que ofrezca los más eficientes servicios. Asegurar una perfecta organización y custodia de los documentos. Mantener un sistema constante de transferencia de documentos.

La persona que maneja el archivo debe conocer:     

La institución a la cual pertenece el archivo. Su estructura y organización. El origen de los documentos que genera a recibe la empresa. Tiempo que debe guardarse cada documento, en razón del tipo de institución. Las clases de archivos según su uso y necesidad.

1.5 CARACTERÍSTICAS Para que el archivo cumpla la función de guardar ordenadamente los documentos, y que puedan encontrarse cuando se necesiten, debe reunir las siguientes características: 1. 2. 3. 4. 5.

Ajustado a las necesidades de la oficina. Simple, con relación a la identificación de su contenido. Rápido en la operación de archivar papeles en sitios no equivocados. De fácil manejo, para encontrar documentos sin dificultad ni pérdida de tiempo. Independiente de la memoria del archivero.

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO 6. Seguro, y que inspire confianza en la persona que los maneja para evitar pérdida de documentos. 7. Ubicado en un sitio iluminado y con gran medida de seguridad. 8. Claro, evitando ambigüedad en el proceso de información. 9. El método y el sistema establecido deben proporcionar a los usuarios y a la empresa servicio eficiente. 10. Debe cumplir los objetivos como banco de datos sobre personal, proveedores, mobiliarios y máquinas; evitando que el archivo sea solamente para el servicio de conservación de papeles.

1.6 DOCUMENTO DEFINICIÓN.- Es todo material que, de una u otra forma, nos ofrece información. Visión global que integre los documentos en papel, los documentos electrónicos y las bases de datos. El término “gestión documental” o “gestión de documentos” puede tener distintos significados en el contexto empresarial. En la mayor parte de los casos, se entiende como la gestión de los “papeles” que, en casi todos los contextos, desbordan la capacidad de las personas para guardarlos y encontrarlos cuando los buscan. En otros, con un nivel tecnológico más alto, “gestión documental” se asocia a digitalización de imágenes y a escáneres que milagrosamente hacen desaparecer los papeles. Pero, gestión documental es esto, y algo más. Para intentar explicar que es un sistema de gestión documental en el entorno empresarial, tenemos que insistir en dos aspectos importantes: los objetivos que pretendemos conseguir y el ámbito de aplicación del proyecto. 1.6 FUENTES DE ARCHIVO Las oficinas de hoy son un constante fluir de correspondencia, que, dada la variedad, es indispensable establecer una clasificación, para que la información contenida en la correspondencia pueda ser identificada, clasificada y archivada satisfactoriamente. CLASES.- Correspondencia y documentos propiamente dichos. 1.6.1 Correspondencia es el conjunto de cartas o comunicaciones que se envía o se recibe1 y se clasifica de acuerdo con su fuente en: a) Externa. b) Interna. 1.6.1.1 CORRESPONDENCIA EXTERNA Corresponde a todos aquellos mensajes y documentos que se reciben, y se envían, tales como estados de cuentas, cartas, pagarés, contratos, solicitudes, facturas de compra, 1

Dentro de la correspondencia enviada y recibida, es importante hacerle estudio particular para determinar su clasificación y mantener la secuencia, tanto en las carpetas individuales como en las carpetas del archivo general. La correspondencia para las carpetas tanto enviada como recibida se archiva en orden cronológico (año, mes, día).

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO licencias, etc. Estas deben tener una clasificación establecida de acuerdo con el método del archivo de la empresa: por asunto, alfabético, numérico, cronológico, alfabético/numérico; puede tener además un distintivo específico de color o de marbetes en las carpetas para distinguir la correspondencia enviada de la recibida 1. También podemos decir que correspondencia externa es el sistema de comunicación escrita que se produce entre las instituciones. 1.6.1.2 CORRESPONDENCIA INTERNA Comprende a todas las comunicaciones, mensajes de administración y disciplina que se tramitan dentro de la empresa, a través de formatos de notas, memorandos, circulares, órdenes de trabajo / autorizaciones, copias de diferentes trabajos, informes, actas y otros y deben ser archivadas como correspondencia interna recibida y enviada 2, en orden consecutivo de fechas, de acuerdo con el remitente, el destinatario o el as unto. 1.6.2 DOCUMENTOS PROPIAMENTE DICHOS Son creados para trasmitir datos a información, tales como avisos, catálogos, certificados, órdenes de servicios, decretos, informes, registros contables, papeles de inversión, títulos de propiedad, garantías, informes jurídicos. 1.7 CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL Para el buen funcionamiento de un negocio o empresa es importante conocer cuál es el ciclo de vida de un documento, cómo guardarlo y custodiarlo, cuándo transferirlo o eliminarlo. Comprende las siguientes etapas: 1. 2. 3. 4. 5.

Creación o recibo. Archivo y protección. Utilización. Transferencia. Eliminación.

CREACIÓN o RECIBO: Es enorme la cantidad de documentos que circulan por una organización sean éstos recibidos o generados en ella. El momento en el cual se produce un documento o se lo recibe en la institución corresponde a esta primera etapa del ciclo de vida. ARCHIVO Y PROTECCIÓN: Cuando se decide tener documentos, se deben tomar medidas para guardarlos y protegerlos durante el tiempo de su vida útil. UTILIZACIÓN: Los documentos se guardan por un motivo primordial: para su consulta. Solo los documentos que se van a necesitar para referencia futura justifican en tiempo empleado para guardarlos. Para poder distinguir cuáles documentos serán utilizados posteriormente y cuáles no, es importante conocer la empresa, las leyes sobre conservación de documentos y poseer una buena dosis de sentido común. TRANSFERENCIA: A medida que la consulta de determinados documentos se vuelve ocasional o nula, deben ser sacados de los archivos activos y transferirlos a los archivos inactivos, mediante un sistema de traslado de documentos.

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un archivo a otro del sistema, en nuestro caso, de los Archivos de gestión o de oficina al Archivo General. Los objetivos principales son: a) Optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando la aglomeración de documentos en las oficinas y descargándolas de aquellos cuyo uso es poco frecuente. b) Traspasar a un servicio especializado las funciones de gestión, conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta de los documentos. Para el traslado periódico se deben fijar criterios o seguir los ya establecidos. Hay necesidad de crear, sin excepción, un archivo semiactivo o un archivo intermedio, de manera que, si en algún momento se requiere cualquier papel, éste se lo encuentre fácilmente. En el momento de hacer la transferencia se debe tener en cuenta: - Documentos fundamentales, esenciales para la vida de la empresa (escrituras) y que no deben ser trasferidos. - Documentos importantes y de utilidad diaria, pueden ser trasferidos al archivo semiactivo, luego de un tiempo prudencial (Ej. Actas - un año, dos años), luego al archivo inactivo. -Documentos eficaces temporalmente (Recibos, cheques - tres o cuatro años) y que posteriormente pueden ser remplazados. Trasmitir datos procesados se conoce como egreso y los documentos se denominan de acción ELIMINACIÓN: Documentos no esenciales, estos documentos tienen valor por tiempo muy corto (Ej. memos de seis meses, propaganda) estos pueden destruirse y no se justifica su conservación por más tiempo previo a un análisis, como también podemos decir que es el material que puede ser descartado o eliminado luego de corto uso. 1.8 CONDICIONES DE UBICACIÓN DEL ARCHIVO Y MEDIDAS PREVENTIVAS PARA LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. Teniendo en cuenta las características fundamentales del archivo como unidad de información en toda organización empresarial, y dada la función de control y conservación de documentos, es conveniente darle la importancia que le corresponde para lograr el cumplimiento de los objetivos, por lo que debe tener las mínimas condiciones de ubicación y medidas preventivas, tales como: 1) 2) 3) 4)

No utilizar papel reciclado para los documentos importantes. Los documentos importantes no se perforan nunca. No se ha de forzar la capacidad de las carpetas ni de los archivadores. Si es necesario, se abrirán varias carpetas y se numerarán: volumen I, II, … Evitar el uso de elementos metálicos para unir los documentos importantes (grapas, fastener, etc.), gomas elásticas ni carpetas o camisas de plástico.

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Utilizar el material de oficina más aconsejable para garantizar la perdurabilidad de los documentos: papel permanente, clips de plástico, cola de celulosa, etiquetas de papel engominado, cajas de cartón neutro, hojas y cajas de formatos normalizado (DIN A4 o DIN A5), armarios y contenedores metálicos. Medidas de control ambiental: Los documentos en soporte papel requieren una temperatura entre 15 y 25ºC, una humedad relativa de 45 a 65% y una luz artificial que no supere los 200 lux. Estas condiciones son difíciles de conseguir en una oficina y no siempre son compatibles con las condiciones ambientales que requerimos los seres humanos. No obstante, se pueden tomar las siguientes medidas en las oficinas:  Contra la luz: No situar los documentos al lado de las ventanas ni cercanos a los fluorescentes. La luz no debe incidir directamente sobre el papel.  Contra la humedad: No archivar documentos en zonas por donde pasen cañerías o existan humedades.  Contra el polvo: Utilizar carpetillas y contenedores (de papel, cartulina o cartón).  Contra el calor: Archivar los documentos lejos de fuentes de calor directo.

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Medidas de seguridad; es decir, alejado de talleres, cocinas o de cualquier otra causa que produzca fuego o altas temperaturas, provisto de extintores. Iluminación y ventilación; dos aspectos muy importantes en la buena conservación de los documentos y que facilitan la labor del personal que allí trabaja. El sitio del archivo debe permanecer completamente limpio, para evitar mal aspecto; utilizar aspiradoras para la limpieza. Consultar al cuerpo de bomberos para efectos de asesoría del mismo, sobre seguridad industrial. Las gavetas deben permanecer cerradas, para evitar accidentes y al finalizar la Jornada de trabajo deben quedar con llave.

1.9 TAREAS ESPECÍFICAS EN EL TRABAJO DE ARCHIVO Cuando provienen de la unidad de correspondencia se recibirán manteniendo el orden en que son enviadas; y cuando provienen de las diferentes dependencias se recibirán mediante relación que identifique el título, código, centro de costo y el número de los folios enviados en cada lugar. 1.9.2 REVISIÓN DE DOCUMENTOS Verifique que los documentos dispuestos para archivar hayan sido totalmente tramitados. Se deben separar los papeles deteriorados, restaurarlos o sustituirlos, quitar ganchos clips, y revisar anexos. 1.9.3 RESTAURACIÓN DE DOCUMENTOS Para reparar un documento se aconseja introducir el papel dentro de una bolsa de polietileno o dentro de una cubierta plástica procurando su continua ventilación. Para arreglar rasgaduras en los documentos deberá unirse sus bordes y colocarse sobre ellas una delgada tira de papel de seda, previamente impregnado de acetato de celulosa en acetona, con un pincel, de manera que forme una especie de goma; es aconsejable no utilizar cinta.

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO 1.9.4 CODIFICACIÓN Es el procedimiento de determinar el nombre o asunto bajo el cual se va a ar chivar con la ayuda del registro de clasificación o código de asuntos, asignando a cada documento el número o código correspondiente. La unidad de archivo encargada de codificar anotará a continuación las iniciales de redacción y elaboración del documento (pie de página), el código de archivo que corresponda al tema, según el registro de clasificación o código de archivo adoptado por la institución. 1.9.5 DISTRIBUCIÓN Revisados los documentos, y perfectamente clasificados, se separan y se ordenan de acuerdo con el código del asunto o materia. 1.9.6 CONTROL CRUZADO Para facilitar la clasificación del archivo y consulta de los documentos que tratan a la vez de varios temas o asuntos, se establece la utilización de la referencia cruzada. Cuando una carta o documento trate de diferentes temas o asuntos, o bien exista duda de varios sitios donde pueda ser archivado, el documento original se archivará en el asunto que haga referencia, o sea el de mayor importancia y se llenará el formulario de referencia cruzada, anotando en el espacio destinado al resumen una síntesis de lo correspondiente a cada asunto, para el cual se ha producido. El formulario una vez llenado se archivará en el legajo del tema que corresponde; con tinta y letra clara. Se recomienda elaborar tantos cruces de referencia cuantos se crean necesarios, pues el éxito de un archivo consiste en poder localizar fácilmente y en cualquier momento lo deseado. 1.9.7 PREPARACIÓN DE LEGAJOS Los documentos deben agruparse por código de acuerdo con el sistema establecido para conformar legajos. Los documentos de un mismo código se ordenarán cronológicamente, teniendo en cuenta que los documentos más recientes se ubiquen en la parte superior. Para la conservación de los legajos se utilizarán carpetas con la carátula respectiva. 1.9.8 PREPARACIÓN DE LAS CARPETAS O FOLDERES Para lograr que el archivo de oficina sea lo más uniforme posible, circunstancia que facilita la localización fácil y rápida de los documentos, es indispensable preparar cuidadosamente las carpetas. Se aconseja evitar la utilización de toda clase de sujetador metálico en las carpetas, pastas o carátulas. Existen dos clases de carpetas o fólderes, una para el sistema vertical o folderama; y otra para el horizontal o de gaveta. La diferencia entre estas dos es la colocación de las guías. Para preparar las carpetas o folderamas se elaboran los marbetes, escribiendo siempre en la misma posición, el código, título del tema, o asunto, en mayúsculas y el nombre con minúsculas. 1.9.9 ORDENAMIENTO

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO Los legajos se ubicarán en el mueble respectivo de acuerdo con el código o método utilizado. 1.10 PASOS EN EL PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO Luego de que la correspondencia ha sido enviada para ser archivada, pasa por cinco etapas diferentes:     

Inspección Clasificación Codificación Distribución Archivo

1.10.1 INSPECCIÓN: Se examina la correspondencia para comprobar que tiene las iniciales de autorización para ser archivada,, si no es así, se la devolverá a la persona a quien estaba dirigida. 1.10.2 CLASIFICACIÓN: Es el proceso mediante el cual se determina el nombre o el asunto con el que se archivará la correspondencia: 1) Bajo el nombre del membrete o razón social (correspondencia recibida). 2) Bajo el nombre de la persona o compañía a quien se dirige la carta (copias de correspondencia enviada). 3) Nombre de quien firma la carta (correspondencia recibida). 4) Nombre del tema o asunto mencionado en la carta (correspondencia recibida o enviada). 5) Nombre de la localidad geográfica (correspondencia recibida o enviada). 6) Bajo un código específico. La correspondencia se clasificará con el encabezamiento por el cual es más probable que sea solicitada del archivo. Cuando un documento puede ser solicitado de varias maneras, se elaborará la tarjeta de referencia. 1.10.3 CODIFICACIÓN: El hecho de escribir o indicar de alguna manera el encabezamiento en la correspondencia, recibe el nombre de codificar. Existen tres métodos: 1) Se subraya el nombre seleccionado (Es mejor un lápiz de color). 2) Si el encabezamiento bajo el cual se va a archivar, no aparece en el cuerpo del mensaje ni en parte alguna del documento, se lo debe escribir en la esquina superior derecha. 3) Si es necesario hacer una referencia de la correspondencia, el encabezamiento seleccionado se subrayará o escribirá y además se colocará una X al final de la línea para indicar que tiene una referencia. 1.10.4 DISTRIBUCIÓN:

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO Es ordenar los documentos alfabéticamente luego de su codificación. 1.10.5 ARCHIVAR: Es el último paso y comprende la colocación de los documentos en los respectivos expedientes y guardarlos dentro de las gavetas. 1) Abrir la gaveta del archivo que esté rotulada con el encabezamiento buscado. 2) Utilizar los encabezamientos de las guías para localizar y encontrar la carpeta que lleva el título con el cual debe ser guardada la correspondencia. 3) Sacar la carpeta y dejarla descansar sobre el borde de la gaveta, cerca del lugar de donde se la extrajo. 4) Comparar el encabezamiento del documento con el de la carpeta. 5) Colocar los documentos en las carpetas respectivas de acuerdo con el sistema, con el titulo hacia la izquierda, de tal manera que el lado izquierdo del documento descanse sobre el fondo del expediente. La carpeta debe levantarse y apoyarse en un lado del cajón, antes de colocar los papeles dentro de ella, para tener la seguridad de que se ha tomado la que corresponde y para que los papeles queden bien colocados y lleguen al fondo de la misma. 6) Volver a colocar el expediente de tal manera qua descanse sobre el fondo de la gaveta con sus dos lados en posición vertical y con su encabezamiento completamente visible.

Nota: Todos los papeles, no importa el tamaño que tengan, se colocan en las carpetas con los membretes hacia la izquierda. Se debe archivar directamente para evitar acumulación de documentos y lograr que la labor sea eficaz.

1.11 CLASES DE ARCHIVOS La práctica corriente de las actividades administrativas establece una clasificación que obedece a circunstancias de importancia y situación. Por su manejo o uso y por su organización. 1.11.1 POR SU MANEJO O USO 1.11.1.1 ACTIVO O DE TRÁMITE Son aquellos en los que los documentos se encuentran en proceso de tramitación, o material de administración que presta un servicio activo; ya sea que presenten un alto índice de consulta permanente, o por ser documentos que su contenido es indispensable en el movimiento diario de las actividades del trabajo de oficina. 1.11.1.2 INACTIVO O DE DEPÓSITO Esta unidad de archivo implica la prestación de servicio pasivo de información porque la consulta es menos frecuente.

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO Identifica los documentos que han perdido actualidad pero que por aspectos legales y de prevención se hace necesario conservarlos por su valor constante, para la empresa, tales como: libros de contabilidad, documentos fiscales, inventarios de maquinari a y equipo, cheques, pólizas de seguros, recibos de pagos, facturas, contratos, acuerdos y actas, etc. El archivo inactivo constituye un depósito de correspondencia y se organiza en un lugar propio para descongestionar el trabajo de oficina. Se deben establecer pautas para el traslado de documentos que dejan de tener actualidad. Para la conservación de estos documentos es importante cubrir algunos requisitos como encuadernación, pastas de cartón, carpetas, separadores, otros. También establecer un fichero alfabético con el contenido general de cada libro, carpeta, paquete o cajas. El objetivo de este fichero es mantener actualizado el archivo inactivo para que la consulta sea ágil y efectiva en un momento dado. 1.11.1.3 SEMIACTIVO Caracteriza aquellos documentos que dada su importancia presentan un gran valor informativo. Es considerado como un paso intermedio entre el activo y el inactivo, dependiendo de las actividades de la empresa o de la importancia de consulta que tenga el material de correspondencia; ya que existe la posibilidad que un documento regrese al archivo activo, a causa de las investigaciones o procesos del trabajo de oficina. Este archivo puede funcionar en una gaveta o archivador junto al activo para tener la documentación al alcance de la mano. Si las consultas que recibe esta documentación son frecuentes, deberá permanecer en el semiactivo; y si por el contrario, no se efectúan, podrán trasladarse al inactivo. 1.11.2 POR SU ORGANIZACIÓN 1.11.2.1 ARCHIVO CENTRALIZADO Consiste en organizar una sola unidad de archivo, bajo dirección única y en un mismo lugar para manejar toda la correspondencia de la empresa. Ventajas;       

Permite el control unificado de los documentos. Mayor precisión en su funcionamiento. Requiere de personal capacitado y especializado. Economía de material y equipo. Responsabilidad individual de los funcionarios. Permite un acondicionamiento técnico del local, para destinarlo solamente al archivo. Permite eliminar muchas copias de la correspondencia y otros documentos.

También presenta desventajas:  

Dificulta la consulta inmediata de documentos de carácter general en cada oficina. El trámite de préstamo de documentos es más riguroso, cosa que se obviaría si se mantuviera un archivo propio.

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO  

Más costos, porque el personal debe ser capacitado, y, además, ser numeroso por la mayor cantidad de solicitudes de información. Este sistema es aconsejable para organizaciones pequeñas, medianas y oficinas de profesionales independientes.

1.11.2.2 ARCHIVO DESCENTRALIZADO Consiste en llevar un archivo específico de documentos por departamentos de acuerdo con la especialización del trabajo, y debe estar bajo una misma dirección. Es apropiado para medianas y grandes empresas, que tengan sucursales; sobre todo para archivos de personal. Ventajas:     

Limita el número de dependencias de la organización. Agiliza la localización y trámite de documentos. Mayor control en los consecutivos. Reglamenta la duplicación de fotocopias de la correspondencia por la intercomunicación permanente con otras dependencias. Puede llevarse un sistema de acuerdo con las exigencias de cada departamento.

Desventajas: 

Acumula trabajo para las secretarias, muchas veces no alcanzan a mantener actualizado este archivo,



Carencia de mecanismos de control; al extraviarse un documento en alguna dependencia difícilmente puede restituirse.

1.11.2.3 ARCHIVO MIXTO O COMBINADO Consiste en tener un archivo central al cual se remiten todos los documentos de la entidad y organizar en cada dependencia, archivadores temporales, con objetivos específicos de trabajo. Ventajas; 

Segura recuperación de un documento cuando se ha extraviado del archivo temporal.



Rápida tramitación y localización de documentos.



Coordinación con todas las dependencias de la empresa.

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2. ORGANIZACIÓN GENERAL DEL ARCHIVO 2.1 UBICACIÓN DENTRO DE LA ESTRUCTURA Para mejor cumplimiento de los objetivos a que se dedica esta dependencia en toda institución, es aconsejable situarlo entre los organismos asesores y coordinadores, dependiendo, directamente, de la secretaría general. Dada su función de tránsito y conservación de documentos, esta unidad presta un servicio de información y control sobre todas las operaciones de la compañía. 2.2 PERSONAL COMPETENTE Todo personal que tenga relación directa con el manejo, trámite y conservación de documentos, deberá ser eficiente, idóneo, de tal manera que cumpla con los pre requisitos de confiabilidad, responsabilidad y ética profesional. Además, debe tener un director o jefe de sección calificado que defina claramente las funciones, facultades y responsabilidad de cada empleado, en el manejo y control de todo documento, dada la importancia, reserva, cuidado con que deben tratarse los diferentes elementos de información. 2.3 MÉTODOS DE TRABAJO Un aspecto importante para precisar el trabajo de archivo, es la organización del manual de archivo, en el cual se debe precisar la metodología que se adopte como: métodos racionales de ordenamiento, movilización de papeles, normas precisas sobre transferencia, recepción y codificación, apertura de carpetas, formación de legajos, ficheros de control y el servicio de préstamos. Todo método de trabajo en archivo será funcional y tendrá éxito en su aplicación, con la colaboración de todos los empleados y funcionarios de la entidad.

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO 3. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL, PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Y EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS La razón fundamental de organizar eficientemente un archivo y de establecer un manual para su funcionamiento, no es otra que la de convertirlo en un órgano ágil de consulta. Por ello, su fin primordial es proporcionar, con la máxima celeridad posible, a quien lo requiera, los documentos que guarda en orden y seguridad. El reglamento para el préstamo de los documentos, debe contener básicamente las siguientes normas: 1. Responsabilizar a un funcionario del archivo para manejar y controlar el servicio de préstamos. 2. Definir un horario de servicio. 3. No permitir el acceso directo a los documentos de personal ajeno a esa oficina y especialmente, tomar documentos sin autorización. 4. Disponer que la ubicación del archivo, sala de lectura, iluminación y demás aspectos físicos, faciliten la consulta del archivo. 5. Establecer un método para solicitar los documentos y asegurar el control. 6. Precisar el tiempo máximo de préstamo de documentos y la responsabilidad de quien los tenga. En lo posible el plazo no excederá de dos semanas. 7. Prohibir que los documentos prestados a una persona se cedan a otra sin intervención o autorización del archivo. 3.1 SISTEMAS DE PRÉSTAMO Existen tres clases de préstamos: solicitud telefónica, personal y de oficina o por escrito. Cuando se requiere retirar un documento del archivo, debe diligenciarse la tarjeta “afuera”, con los datos allí indicados. Cuando el documento regresa, se cancela la tarjeta con la palabra cancelada. Procedimiento: En caso de que un documento sea pedido en préstamo, se retirará el legajo correspondiente y se colocará en reemplazo de éste, la tarjeta afuera, de esta manera se mantendrá actualizado el archivo, aun cuando los documentos se encuentren en otra dependencia. La tarjeta afuera, se utilizará tantas veces como sea posible, pues para cancelar la devolución del legajo prestado, basta con trazar una línea sobre lo escrito y de es ta manera se continuarán usando los distintos renglones por ambas caras, hasta agotar la tarjeta.

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO Por ningún motivo se prestarán legajos o documentos sin que quien reciba el documento firme la tarjeta afuera, y anote su nombre claramente. El archivo podrá ser consultado por todos los empleados de la organización, en razón de sus funciones, y el jefe de la unidad tendrá la debida discreción en su manejo, evitando que los documentos queden en lugares en donde puedan ser consultados por personas extrañas a la institución, o por quien no esté autorizado para ello. Los documentos recibidos del archivo, no podrán ser traspasados a otro funcionario, sin haber llenado los requisitos para el nuevo préstamo, Al vencerse el plazo, solicitará los documentos prestados si aún no han sido devueltos mediante la utilización del recordatorio y micro formas. Verificará su integridad, se cancelará la boleta de afuera. Estas se conservarán con el propósito de hacer estadísticas de consulta, y estudiar el tiempo de retención de los documentos en el archivo. 3.2 TRASLADO DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL Los documentos archivados en las dependencias van perdiendo actualidad, a medida que trascurre el tiempo. Por esta razón y ante la limitación del espacio, se hace necesario trasladar documentos al archivo central. Procedimiento: En primer lugar, la unidad del archivo dirigirá una circular recordando la obligación de enviar durante los tres primeros meses de cada año, los documentos inactivos de vigencias anteriores. Los jefes de cada dependencia remitirán los documentos a la unidad de archivo, acompañados de una relación, un original y dos copias, en las cuales deben figurar los siguientes datos: 1. Número y nombre del centro de costo. 2. Títulos de los legajos, por asuntos. 3. Firma del responsable. El funcionario responsable en el archivo recibe los documentos, confronta la relación y devuelve la segunda copia debidamente firmada a la oficina remitente. El original de la relación se conservará en carpeta de inventario general del archivo, y la primera copia en carpeta de inventario por oficinas, 3.3 EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS El jefe del archivo central expedirá los certificados y constancias sobre documentos que se conservan en esta dependencia, con el visto bueno de su jefe inmediato.

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4. SISTEMAS, MUEBLES Y ELEMENTOS DE ARCHIVO A la hora de amueblar las oficinas es aconsejable evitar el mobiliario standard y prever las necesidades específicas de mobiliario de archivo adecuado para el tipo de documentación propia de cada oficina. Para la organización del archivo se debe contar con mobiliario y accesorios que permitan cumplir con los objetivos de guardan, conservan y utilizar posteriormente los documentos, en forma apropiada. 4.1 ARCHIVADOR HORIZONTAL O DE GAVETA Este sistema está constituido por gavetas de rodillos o correderas, agrupados en un solo cuerpo, los que se deslizan sobre un sistema de rieles que permite un fácil desplazamiento colocados a lado y lado para facilitar el movimiento de l os cajones, sin necesidad de quitarlos del gabinete. Generalmente, son metálicos para favorecerlos de las polillas e incendios. Consiste en colocar los papeles sobre un extremo, sostenido por guías y carpetas. A fin de que se pueda identificar rápidamente el contenido de las gavetas, cada una debe ir claramente rotulada. En la parte delantera de1 mueble archivo hay un porta rótulo llamado marbete destinado pana este fin. El título del rótulo indica las limitaciones alfabéticas de los documentos allí guardados. Por ejemplo: Si en la gaveta existe correspondencia que se inicia con el nombre “Delgado” y termina con “Fuentes”, el titulo puede ser: (Título es un nombre o número utilizado para identificar los documentos con fines de archivo.) 1.

Título simple: La letra D) sola, indica el inicio de la correspondencia que contiene esa gaveta.

2. Título doble: Los letras D-F indican el inicio y la terminación de la correspondencia contenida en esa gaveta.

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO También, tienen cerraduras que permiten mantener con llave todas las gavetas. Los elementos que integran este archivo son: - Las guías principales, secundarias y especiales. - Las pestañas y marbetes. - Carpetas y portafolios. - Los porta-índices. Las carpetas se colocan sobre el lomo una detrás de la otra, con el borde que presenta la pestaña hacia arriba. Cada gaveta lleva porta-índice para indicar el nombre de la primera y última carpeta. 4.2 ARMARIOS Pueden ser de varios tipos: a) Compactos sobre rieles: tienen la particularidad de aprovechar el espacio disponible notablemente, al permitir el deslizamiento de los módulos y, por lo tanto, la reducción del número de pasillos a uno solo, aumentando el espacio en un 80-90% y constituyen la solución ideal para aquellas oficinas que deban conservar un gran volumen documental. b) Convencionales: se aconsejan los armarios de puertas enrollables o de persianas, por facilitar el acceso sin ocupar mucho espacio, y con la ventaja añadida de que se pueden cerrar al finalizar la jornada de trabajo. Se aconsejan sistemas de armario modulares, ya que permiten el almacenamiento de distintos formatos y soportes, así como la posibilidad de ir incorporando módulos de acuerdo con las necesidades. 4.3 ESTANTERÍAS Permiten el acceso directo a los documentos tanto visual como manual mente. Si bien son muy adecuadas para instalar libros, no lo son para los documentos de archivo. Una variante útil sería la instalación en las mismas de carpetas colgantes.

4.4 ARCHIVADOR DE FOLDERAMA O VERTICAL Es un archivo de visibilidad lateral. Consiste en un armario de metal dividido por tablillas verticales; tiene entrepaños móviles que se pueden adaptar al tamaño de las carpetas; sus puertas plegables de incrustación lateral. Las carpetas se colocan de lomo con los marbetes hacia afuera; esto permite una gran visibilidad en el momento de la localización de un documento, es un sistema muy fácil para la tarea de archivar, pero menos fácil para leer los encabezamientos. 4.5 CLASIFICACIÓN DE FUELLE Fabricado en papel y cartón con pastas duras, contiene varios compartimientos en forma de bolsillo y lleva el abecedario por un lado, y el orden numérico en el lado opuesto. Es un auxiliar rápido y seguro en el trabajo de oficina, permite archivar temporalmente un mayor volumen de documentos. 4.6 EL KÁRDEX

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO Este sistema consiste en una serie de tarjetas, colocadas horizontalmente una encima de otra, dejando visible solamente las pestañas y marbetes de cada tarjeta; lo cual permite en forma rápida obtener cualquier información, y además, hacer anotaciones directamente llevando así un control activo sobre las actividades específicas de la empresa, como; fichas de personal, clientes, movimiento de cuentas, inventarios, etc. Cada gaveta tiene un amplio espacio y se deslizan con facilidad y precisión. Es seguro , ya que tiene un cierre simultáneo para todas las gavetas. 4.7 OTRO MOBILIARIO Existen mobiliario y elementos auxiliares para la instalación de otro tipo de materiales: Ej.: planeros (módulo especial para el archivo de planos, carteles ...), archivadores para disquetes y discos compactos, etc. La necesidad de archivar cada vez más otros tipos de soportes aconseja la progresiva sustitución de las tradicionales librerías por un mobiliario modular multiusos en el que las diferentes piezas que lo componen pueden adaptarse a los soportes y a los contenedores, permitiendo la extensión de los módulos de acuerdo con las necesidades de las oficinas. 4.8 ELEMENTOS DE ARCHIVO El trabajo de archivo requiere elementos normalizados tales como; 4.8.1 CARPETAS O FOLDERES Hojas de cartulina o plástico, con un pliegue de expansión marcado en el lomo que permite que la carpeta conserve su forma original aun cuando aumente su contenido. Se fabrican en diferentes formas de acuerdo con el uso que se les vaya a dar; tienen una pestaña para colocar el marbete, que identifica su contenido; las pestañas pueden ir en posición horizontal y vertical. Hay carpetas para ser suspendidas, con Índice corredizo y otras para apoyar dentro del cajón. Los documentos en las carpetas se legajan de acuerdo con un orden cronológico, alfabético y numérico. 4.8.2 CARPETAS PARA ARCHIVO Cuando las carpetas contienen correspondencia se denominan expedientes y se guardan en las gavetas de archivo. Son de cartulina. La pestaña que se proyecta del borde posterior de la carpeta ofrece el sitio para escribir el título o encabezamiento del contenido. Las carpetas tienen un mínimo de espesor, son de diferente calidad y modelo. Las hay colgantes que se sostienen por sus bordes superiores por medio de un armazón metálico dentro de la gaveta, no descansan sobre el fondo de ésta, como lo hacen las carpetas más comunes de cartulina. 4.8.3 PESTAÑAS

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO Aleta de cartón o plástico que sobresale de los bordes superiores de las carpetas o de las guías; sirven para colocar el marbete, en el cual se escribe la identificación de la carpeta (código o asunto).

4.8.4 MARBETES Etiqueta de papel engomado en donde se escribe el nombre o código de la carpeta. Los hay de diferentes colores; tamaños y formas para facilitar la organización y presentación del archivo. Los marbetes se marcan generalmente a máquina. 4.8.5 GUÍAS O SEPARADORES Hojas de cartón fuerte que se usan para separar las acciones de un archivo. Las guías indican las divisiones principales y secundarias del método que se está siguiendo. 4.8.6 GUÍAS PRIMARIAS Las pestañas de las guías primarias, por lo general, se encuentran en el extremo izquierdo, pero se pueden espaciar de izquierda a derecha del cajón del archivo. En un archivo bien organizado no se debe colocar un número excesivo de carpetas detrás de la guía. 4.8.7 GUIA ESPECIAL Una pieza de cartón fuerte, que se usa entre las guías primarias para subdividir una sección alfabética principal del archivo, o para realzar la importancia especial de los títulos. 4.8.8 GUIA INDIVIDUAL Aquellas que se usan para archivar documentos de un solo nombre o asunto. Las carpetas individuales se arreglan alfabéticamente detrás de cada guía. La pestaña de una carpeta individual se encuentra por lo general en el centro o ligeramente hacia la derecha. La correspondencia de una carpeta individual se arregla cronológicamente colocando el documento de fecha más reciente y continuando por orden hasta el de la fecha más remota. 4.8.9 CARPETA MISCELÁNEA Es aquella que se usa para guardar los documentos de varios individuos, o asuntos de los que no se tiene correspondencia suficiente (más de cinco documentos) que justifique abrir una carpeta individual para cada uno. Cada grupo de carpetas individuales deben estar seguidas de una carpeta miscelánea. Los documentos se arreglan alfabéticamente en una carpeta miscelánea. Si se archivan dos o más documentos con el mismo nombre, se arreglan cronológicamente por orden de fechas, poniendo adelante la fecha más reciente. 4.8.10 ETIQUETAS O RÓTULOS

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO Son pequeñas etiquetas de papel engomado que se pegan en las pastas de las carpetas, paquetes, cajones, fichas, para destacar dependencia, asunto, archivo, con el objeto de facilitar la consulta de los documentos.

4.8.11 RELOJ RADICADOR Es un reloj especial que lleva un sello para registrar la fecha y hora de entrega de la correspondencia y el distintivo de la empresa. 4.8.12 NUMERADOR Y FECHADOR Es un sello especial para registrar el número y fecha de la correspondencia de entrada y salida. 4.8.13 BALANZA PARA CORRESPONDENCIA Se usa en algunas empresas para controlar el peso de la correspondencia despachada. 4.8.14 TULAS Son de uso especial para el despacho de la correspondencia al correo. 4.8.15 MESA DE TRABAJO Que sean planas, sencillas para facilitar la labor. 4.8.16 BANDEJAS PORTAPAPELES / BANDEJAS CLASIFICADORAS APILABLES Se usan en todas las oficinas para disponer la entrada y salida de los documentos. Usualmente para los documentos en trámite, aprovechando cada bandeja para una serie documental.

CAPACIDAD DE LAS GAVETAS. - El espacio dentro de cada gaveta es de 26 pulgadas desde la parte delantera hasta la posterior. La capacidad máxima es de 5.000 documentos, incluyendo las guías y las carpetas. Pero, para su optimización es mejor no colocar más de 4.000 documentos en cada gaveta de archivo, pues, si quedan muy apretados se vuelve difícil extraer los documentos o los expedientes.

5 RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA El método que se utiliza para manejan la correspondencia varía un poco de una compañía a otra. En la mayor parte de las organizaciones grandes existe un departamento central de correo que tiene la responsabilidad de distribuir y entregar la correspondencia a las oficinas o personas indicadas. Las cartas dirigidas expresamente a los ejecutivos se entregan sin abrir y sus respectivas secretarias abren ese correo y lo leen, excepto aquellos documentos marcados “personal” o “confidencial”

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO Las cartas que no están dirigidas a personas a departamentos específicos deb en ser abiertas por este departamento para determinar a quién se le entregará la correspondencia. La persona que abra el correo debe revisar que haya la dirección del remitente en la correspondencia. Si no existe, el sobre con la dirección del remitente se adjuntará a la carta. Se marcará, además, la fecha y la hora en la que fue recibida, a fin de proporcionar un control interno eficiente. 5.1 TRAYECTORIA DE UNA CARTA: a) b) c) d)

El empleado/a correspondiente recibe, abre y fecha el documento. Se envía a la secretaria, quien lo coloca en su “bandeja de entrada” La jefa/e lo estudia y analiza y dicta o elabora una respuesta. Cuando termina con el documento lo marca de manera que indique que ha concluido con él y autoriza su archivo. Esta anotación se la conoce como iniciales de autorización para archivar un documento, las cuales se colocan en la esquina superior izquierda.

(Las copias al carbón de documentos enviados o de memorandos internos no requieren de las iniciales de autorización para ser archivadas.) La secretaria adjunta las copias al carbón de la respuesta al original de la carta. Si ella se ocupa del archivo, colocará la correspondencia en su carpeta rotulada “Para archivar”. Si los archivos son manejados par especialistas, la secretaria pondrá la correspondencia en su charola rotulada “Salida”. 6. MANUAL DE ARCHIVO Teniendo en cuenta que el archivo es la "memoria" y centro de información de todas las actividades empresariales, tanto públicas como privadas, es indispensable consignar en un manual las instrucciones normativas que se deben seguir, como es el manejo adecuado de la documentación que se guarda en un archivo. En la primera parte de este manual encontraremos un contenido general con los siguientes datos: 1. Razón social de la empresa. 2. Datos de identificación (dirección, organigrama de la sección de archivo dentro de la empresa, nombre de los cargos, personal que allí trabaja). 6.1 OBJETIVOS DEL MANUAL - Unificar criterios: Sobre métodos de organización, sistemas de codificación, clasificación, transferencia, mantenimiento, seguridad y control de todos los documentos. - Análisis de documentos: Para identificar su procedencia, contenido y custodia, según los requisitos que imprime la ley.

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO - Evaluación de documentos; O sea determinar su valor y tiempo de vida para reglamentar los registros necesarios. - Determinar sistema de codificación. - Determinar métodos de clasificación: Teniendo en cuenta las necesidades específicas de la empresa, de tal manera que las reglas establecidas permitan una información clara y precisa. - Elaborar formatos de papelería para los ficheros y los registros de documentos- Reglamentar normas específicas sobre préstamos, recuperación, localización, consulta, remisión y transferencia de documentos. - Establecer el tiempo de vida para cada documento. - Reglamentar los procedimientos que se utilizarán y las personas autorizadas en la iniciación de documentos. 7. ARCHIVADORES ESPECIALES 7.1 CONCEPTOS La colección de materiales, diferentes a documentos como revistas, planos, periódicos, fotografías, que se conservarán como fuente para su conocimiento ulterior y servicio público, forman el grupo de archivos especiales: la hemeroteca, mapoteca, planoteca, fototeca, etc. 7.2 HEMEROTECA Se forma de revistas, periódicos, folletos, boletines, etc. De la misma forma que los archivos de correspondencia, se puede organizar con método alfabético, numérico, por asunto o geográfico. Es aconsejable organizar un archivo de tarjetas: bajo el nombre de la casa editora de la revista, bajo los artículos anunciados, bajo el asunto tratado. Además, en la tarjeta se consigna el nombre, número del folleto y algunas anotaciones de interés. Con el objeto de llevar un control especifico del contenido de la hemeroteca, se deben también hacer referencias cruzadas. Para los recortes de periódico y revistas, se debe escribir una hoja con los siguientes datos; a) Nombre del periódico o revista de donde se tomó el recorte. b) Fecha en que fue publicado. c) Asunto bajo el cual será archivado. Los planos, mapas y otros: Para estos archivos e) método más práctico es el numérico, y para facilitar su localización es conveniente utilizar etiquetas visibles y debidamente enumeradas, no

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO doblarlos, colocarlos en muebles especiales; se pueden emplear el enrollado, gavetas en posición horizontal, o suspendidos en ganchos en forma vertical.

7.3 FOTOTECA Allí se guardan las fotografías, organizando álbumes, según la importancia que tengan para la empresa; clasificándolas en grupos, tales como: fotografías de personas, de eventos y fotografías industriales. Este material también se puede organizar en la hemeroteca, cuando su número es reducido.

8. MICROFILMACION 81 CONCEPTOS Los adelantos tecnológicos de los últimos años y la necesidad de almacenar registros, han permitido el desarrollo de sistemas más técnicos como es el caso de la microfilmación, que cada día diseña procesos más avanzados en la producción de películas y microfichas para almacenar documentos de un archivo. Los documentos se fotografían a gran velocidad en películas resistentes, y al quedar reducidas, ocupan poco espacio y pueden conservarse indefinidamente. Los documentos en micropelículas son pequeños, pesan poco y, por lo tanto, pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro. La micropelícula puede ser destinada a la reproducción en tamaño reducido, de documentos o como serie de imágenes fotográficas que en cualquier momento se pueden hacer copias ampliadas del mismo tipo de micropelículas, y entonces reciben el nombre de microcopias. Los equipos de microfilmación pueden producir imágenes cuadro a cuadro o de forma continua, documento a documento. Cada empresa utilizará el sistema más apropiado, según sus necesidades. El objeto de este proceso de microfilmación es produci r películas y microfichas de los documentos de un archivo, con el fin de proporcionar seguridad, conservación de la información allí registrada. Cuando se desea ver un documento microfilmado basta consultar el tarjetero de control, localizar el rollo donde se encuentra fotocopiado el documento, después sacar el rollo, carrete de la película, colocarlo en un proyector. 8.2 VENTAJAS DE LA MICROFILMACION Conservación: Los documentos registrados en micropelículas, pueden conservarse indefinidamente sin que sufran deterioro alguno. Ahorro de espacio:

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO En un gabinete de un metro de alto, pueden archivarse más de 6000 rollos de película. Por lo tanto, permite un 99% en ahorro de espacio. Los rollos pueden reducirse de tamaño hasta 40 veces.

Copias: Facsímiles de series de documentos pueden publicarse por completo en micro - películas a un costo menos elevado que el necesario para las publicaciones impresas, y con menos trabajo editorial. Se pueden ofrecer copias a un costo menor que el de transcribir, escribir a máquina o copiar fotográficamente los originales. Seguridad: Los documentos de gran valor deben tener un archivo de seguridad y pueden asegurarse contra la pérdida de información, en caso de que estos sean destruidos, o contra la pérdida de datos, debido al continuo manejo. Los documentos microfilmados se admiten en la mayoría de los tribunales como pruebas, previo cumplimiento de los trámites legales. Facilidad de traslado de un lugar a otro. 8.3 APLICACIONES Para la reproducción de archivos en bancos, bibliotecas, hospitales, ministerios, fuerzas armadas, oficinas gubernamentales, empresas públicas y privadas, etc. El sistema es perfecto, reproduce automáticamente con nitidez firmas, sellos, estampillas y también colores como en los cheques. Para la reproducción de libros, diarios, artículos de revistas. Todos estos materiales de información debido a su crecimiento y dimensiones, al espacio que requieren para su conservación, al elevado costo de las encuadernaciones, pueden resolver en parte su problema por medio del microfilm. Facilita la utilización de materiales mediante su proyección en conferencias y en las explicaciones de temas especiales, eliminando el riesgo de perder el original. La microfilmación surgió en 1925, en forma más definitiva, cuando George L. Mc Carthy, empleado de un banco en la ciudad de Nueva York, Estados Unidos, desarrolló un sistema para fotografiar cheques simultáneamente, con las listas de sumadoras, brindando a los bancos un registro permanente de las operaciones de cheques. Posteriormente, Ray M. Hasset. norteamericano, inventó la cámara microfilmadora automática. En el año de 1928 se lograron microfilmar con esta cámara documentos por ambas caras, y, en este mismo año, se lanzó al mercado. 8.4 COMO SE HACE LA M1CROFILMACION 8.4.1 ACTA INICIAL

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO Al comenzar el rollo se escribe el número de orden, la fecha en la que se inicia el trabajo, el nombre de la persona o entidad a la cual pertenece el archivo, el contenido, el nombre y la firma de la persona, bajo cuya responsabilidad se ejecuta la microfilmación. Luego, sigue la operación en la cual se inserta el título guía, que nos indica las materias que se han microfilmado en el rollo. Se inserta también el índice, que nos indica el orden en que han sido microfilmados los documentos. En esta forma se facilita la localización de un contenido informativo dentro de un rollo que puede llegar a contener hasta 6000 documentos. 8.4.2 ACTA FINAL Al terminar el rollo se hace el acta final para responsabilizar a los encargado s de la operación; ésta indica:      

Fecha en la cual se terminó el rollo. Número de orden. Último documento microfilmado. Estado en que ha quedado filmada la cinta; se especifica si hay espacios en blanco, correcciones, recortes, observaciones generales, etc. Nombres de las personas responsables de la microfilmación. Firmas del jefe del archivo y el operador responsable.

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS Para dar un tratamiento adecuado a los documentos que se manejan en la of icina es necesario clasificarlos de la siguiente manera: E) F) G) H)

Vitales No esenciales Útiles Importantes

ARCHIVO PERMANENTE

VITALES

Escritura de Constitución Patente de funcionamiento Diseños y fórmulas Reporte de accionistas Prueba de activos y pasivos Planos Escritura de propiedades

VITALES. Sirven para reanudar las operaciones, rehacer el estado legal y financiero para el funcionamiento y crecimiento de la empresa o institución. Este tipo de documentos se conservan en un sitio independiente dentro de la empresa o fuera de ella y se los conserva en el archivo permanente.

NO ESENCIALES

Acuses de recibo Anuncios Convocatorias Comunicaciones internas Memorandos Indagaciones Rutinarias

NO ESENCIALES. Estos documentos tienen valor por tiempo muy corto (memos de seis meses) estos pueden destruirse y no se justifica su conservación por más tiempo.

ARCHIVO DE GESTIÓN

ÚTILES

Correspondencia general Cartas pendientes de contestar Cartas contestadas que forman parte de una gestión en curso 28 Cartas contestadas que sirven como fuente de información.

ÚTILES.- Estos documentos ayudan en la gestión a trámite por un tiempo inferior a un año se conservan en la oficina solamente un año vigente y puede destruirse a no Ing. Marco Mármol dependiendo de la política de la empresa.

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IMPORTANTES. IMPORTANTES.- Estos documentos contienen información de valor para la gestión par periodos largos hasta (5 o 6 años). Estos pueden conservarse en la oficina (2 0 3 años), dependiendo de la frecuencia de consulta, cuando esta disminuye, deben trasladarse al archivo semiactivo o permanente, hasta que por ley puedan destruirse o conservarse.

Facturas Documentos contables Correspondencia contestada Contratos Documentos bancarios Manuales y funciones Documentos fiscales

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SEGUNDA PARTE MÉTODOS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO 1. MÉTODOS DE ARCHIVO Se considera método de archivo a la secuencia lógica, que el archivista sigue para ordenar la diferente documentación, y que de acuerdo con sus características puede ubicar por asunto, alfabética, cronológica, geográfica y numéricamente Existen varias maneras de clasificar los documentos, cada una de ellas con sus consiguientes ventajas y desventajas. Los principales sistemas son: 1.1 MÉTODO ALFABÉTICO Es el más importante por ser utilizado como apoyo de las demás metodologías empleadas en el trabajo de archivo, y, por lo cual, recientemente se habla de alfa por asuntos o de materia, método alfa-numérico, alfa-geográfico y alfa-cronológico; es además, el más sencillo de manejar ya que los documentos y la referencia están directamente en las gavetas principales sin la necesidad de un archivo auxiliar de tarjetas. Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona, etc., y después colocar las carpetas en orden alfabético. La principal ventaja es que resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningún tipo de formación especial. La desventaja de este sistema, es que podrían surgir problemas si el archivo lo maneja mucha gente, y por tanto, la única solución a este problema es que se encargue del archivo una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas adaptadas. Al estructurar un método alfabético es necesario conocer de antemano: 

Los requisitos de las empresas sobre el almacenaje de documentos y el sistema de control de los mismos.



Los distintos sistemas de archivo y los equipos disponibles en el mercado para determinar con precisión cuál de éstos resultaría más eficaz y reuniría los requisitos de la oficina en la cual se va a emplear el método.



Los elementos que son esenciales en un sistema adecuado de almacenaje y control de documentos, y cómo pueden éstos variarse y ajustarse ventajosamente al solucionar problemas particulares de archivo.

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO Ejemplo:

1.2 MÉTODO NUMÉRICO Consiste en asignar un código a cada una de las carpetas del archivo. Es un método indirecto debido a que se necesita para su organización un archivo auxiliar. Consta de tres partes principales: Archivo principal Corresponde al orden numérico asignado a cada carpeta del cliente o del asunto. Tarjetero En el cual se ordenan alfabéticamente los nombres de los clientes o los asuntos activos y el número que se le ha asignado a la carpeta. Archivo alfabético Compuesto por carpetas o guías en el cual se archivan nombres de clientes o asuntos inactivos. Se utiliza generalmente para movimientos bancarios, pólizas de seguros, historias clínicas, facturas, recibos, registros de alumnos, departamentos contables y casos confidenciales. También podemos asignar números consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero. Las ventajas de este sistema son: es más sencillo encontrar las carpetas, los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas carpetas) y las fichas pueden utilizarse para otros fines. Ejemplo:

1.3 MÉTODO GEOGRÁFICO Consiste en agrupar las carpetas en orden geográfico, por países, regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o nombres. Éste es un sistema prácticamente indispensable en una oficina de exportación o en un departamento de ventas. La desventaja de este sistema es que las actividades no siempre se desarrollan en territorios específicos y otro inconveniente sería que se necesita un amplio conocimiento del emplazamiento de todos los pueblos y ciudades. Se utiliza el orden alfabético para las diferentes localidades de manera descendente: país, departamento, municipio, cantones, etc. Se utiliza generalmente en ministerios, secretarías departamentales, almacenes en cadena (sucursales), oficinas de ingenieros y arquitectos.

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Ejemplo:

1.4 MÉTODO DE ARCHIVO POR ASUNTOS Consistiría en archivar el material de acuerdo con su tema o contenido. En algunos casos es un método muy útil. Los archivos por temas son útiles para llevar la correspondencia y papeles de una actividad repetitiva. El inconveniente de este sistema, es que resulta muy factible olvidar los papeles de un tema en otra carpeta, especialmente si éstos tratan de diversos asuntos. El archivo por asuntos se puede usar ventajosamente cuando se desean agrupar todos los documentos relacionados con un asunto en particular (personas, productos materiales, servicios y otros) esto es, en aquellos casos en que haya necesidad de referirse al expediente completo perteneciente a un producto específico o a una actividad determinada. Se recomienda en los siguientes casos: - Departamento de investigaciones científicas en donde sea conveniente archivar la información bajo las áreas o temas de los diferentes estudios que se están llevando a cabo. - Oficinas donde el interés se enfoca, principalmente no en un corresponsal en particular, sino en el cuadro general de la situación; por ejemplo: para un agente de compras de equipos, resulta más conveniente agrupar la información por las clases que de dicho equipo hay en el mercado, que por las diferentes casas comerciales o personas que los distribuyen o representan.

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO - Oficinas que conservan material didáctico. Ejemplo de esto, serían los archivos de profesores, en los cuales el material de enseñanza se clasificaría por temas o asignaturas. - Instituciones que por la naturaleza de su trabajo requieran que sus artículos o productos se identifiquen por grupos, tales como galerías de arte, museos, bibliotecas, etc. Organización de archivo por asuntos Todo sistema de archivo por asuntos deberá tener una lista de los temas usados en la correspondencia y demás documentos de la empresa, preparada aquella en forma de bosquejo, llamado índice, el cual contiene temas principales, subtemas y si fuese necesario, divisiones de esos subtemas. Los temas escogidos deben ser exactos, concisos, específicos, claramente descritos y redactados en términos de uso corriente de manera que puedan interpretarse en una sola forma. Raras veces los individuos en una empresa se refieren a los contenidos de un documento en la misma forma. Por esta razón, la selección de los temas debe ser hecha por personas cabalmente familiarizadas con el material que se va a archivar y que tengan pleno conocimiento de las operaciones de la empresa. Esta tarea generalmente debe ser encomendada a los supervisores, a los encargados de los archivos, o a ambas. Aún en empresas de naturaleza similar, las listas de los temas pueden variar ya que las funciones cambian y los archivos tienen que estar adaptados a esas funciones. Las listas de control que se sugieren en este texto solamente pueden darnos una idea de cómo prepararlas. Tanto los asuntos principales como sus divisiones y subdivisiones se ordenarán alfabéticamente, por el número que se les asigne según el sistema seleccionado. Ejemplo:

1.5 METODO ALFANUMÉRICO

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO Es una combinación de las clasificaciones alfabética y numérica. A cada letra del alfabeto se le da un número, por ejemplo, A es 1, B es 2, C es 3, etc. Cada carpeta dentro de un número se numera consecutivamente: 1/1,1/2,1/3,1/4,etc. Las carpetas se ordenan alfabéticamente en el archivo y los números se usan simplemente como referencia sobre la correspondencia. Existen diversas y distintas formas de archivar carpetas y el método que elijamos dependerá de factores como: el tipo de negocio de la compañía en la que estemos, el tipo y tamaño de papeles que archivemos, la cantidad de material a archivar, la frecuencia con que se necesite el material y por último, el método de clasificación utilizado. Los principales sistemas de archivo que se utilizan son: Sistema Horizontal, Vertical, Suspendido, Lateral, Microfilmación, Archivo Automático y Almacenaje de Información Computarizado.

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TERCERA PARTE REGLAS UNIVERSALES DE ARCHIVO 1. REGLAS DE CLASIFICACIÓN Principios Básicos. - Una secretaria que sepa las reglas básicas de clasificación podrá archivar y encontrar documentos con prontitud. Para comprender mejor las reglas de clasificación es indispensable conocer el significado de los siguientes términos usados en el proceso de clasificación: 1) Ordenamiento Alfabético.- Las reglas de clasificación se basan en el ordenamiento de Los nombres de acuerdo al estricto orden alfabético. No es necesario explicar profundamente, ya que es el mismo que se utiliza en los diccionarios. 2) Unidad.- Se llama unidad a cualquiera de las partes del nombre de una persona, Institución, Materia o asunto. En el nombre María de los Ángeles Balseca Pérez por ejemplo, como hay: MARÍA DE LOS ÁNGELES BALSECA PÉREZ

= 4 Unidades.

3) Clasificación.- Es sinónimo de Ordenamiento.- Clasificar es un proceso muy importante que se lleva a cabo antes de colocar los documentos en el archivo. REGLAS 1º Regla: Nombres de Individuos.- En la práctica para archivar documentos que pertenecen a individuos se debe utilizar la siguiente regla:    

Unidad. Unidad. Unidad. Unidad.

Apellido Paterno Apellido Materno Primer Nombre Segundo Nombre

PRÁCTICA.- De acuerdo a la Regla estudiada proceda a clasificar y a archivar los nombres: NOMBRES  

María Belén Álvarez Paredes Carlos Xavier Granda Zapata

ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR:  

Álvarez Paredes María Belén Granda Zapata Carlos Xavier

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ARCHIVO: G) Granda Zapata Carlos Xavier A) Álvarez Paredes María Belén 2º Regla: Orden Alfabético. - Hay que arreglar nombres en el orden alfabético, comparando las unidades semejantes de cada nombre. Cuando las primeras unidades son idénticas se comparan las segundas unidades, cuando estas son idénticas se deben comparar las terceras Unidades y Si estas también fueran idénticas se deben comparar las cuartas unidades para determinar cómo se debe ordenar alfabéticamente. PRÁCTICA: Proceda a clasificar y archivar en orden alfabético los siguientes nombres: NOMBRES    

Carmen Inés Páez Arias Inés María Páez Arias Carlos Antonio Zapata Méndez Carlos Paúl Zapata Álvarez

ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR:    

Páez Arias Carmen Inés Páez Arias Inés María Zapata Álvarez Carlos Paúl Zapata Méndez Carlos Antonio

ARCHIVO: Z) Zapata Méndez Carlos Antonio Zapata Álvarez Carlos Paúl P) Páez Arias Inés María Páez Arias Carmen Inés 3º Regla: Apellidos Compuestos.- Los apellidos que tienen una preposición, artículo a contracción se consideran una sola unidad. Ejemplo: NOMBRE 

Ricardo Andrés de la Rosa Fuentes

ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR 

De la Rosa Fuentes Ricardo Andrés

ARCHIVO D) De la Rosa Fuentes Ricardo Andrés

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO 4º Regla: Mujeres Casadas.- En los países hispanos el nombre legal de la mujer casada está formada por sus nombres, apellidos y el apellido del esposo. Unido por la preposición de. En la mayoría de empresas privadas e instituciones públicas para archivar documentos de mujeres casadas desechan el apellido Materno, en cambio se toma el apellido del esposo pare efectos del archivo, se procede de la siguiente manera: 1º Unidad. Apellido Paterno 2º Unidad. Apellido del Esposo 3º Unidad. Primer Nombre 4º Unidad. Segundo Nombre EJEMPLO: NOMBRES  

Nancy Margarita Rodríguez Córdova de Pérez Ruth Alicia Zárate Cárdenas de Rojas

ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR  

Rodríguez de Pérez Nancy Margarita Zárate de Rojas Ruth Alicia

ARCHIVO Z) Zárate de Rojas Ruth Alicia R) Rodríguez de Pérez Nancy Margarita 5º Regla: ABREVIATURAS.- Toda abreviatura que induzca a error, se debe eliminar; las que se tengan en cuenta para archivar se deben escribir como si el nombre estuviera completo; por ello, se deben considerar como unidad separada de clasificación. EJEMPLO: NOMBRES   

José Ma. Chiriboga García Luís Fco. Tituaña Quintero Ma. Fca. Méndez

ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR   

CHIRIBOGA GARCÍA, José María MÉNDEZ, María Francisca TITUAÑA QUINTERO, Luís Francisco

ARCHIVO T) TITUAÑA QUINTERO, Luís Francisco

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO M) MÉNDEZ, María Francisca C) CHIRIBOGA GARCÍA, José María

6º Regla: Nombres de Casas Comerciales e Instituciones.- Cuando haya que clasificar documentos que pertenecen a casas comerciales o instituciones simplemente se procederá a archivar en el orden que aparezca escrito. Ejemplo: NOMBRES   

Ferretería Alemana Instituto Superior los Alpes Farmacia Fybeca

ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR   

Farmacia Fybeca Ferretería Alemana Instituto Superior los Alpes

ARCHIVO I) Instituto Superior Los Alpes F) Ferretería Alemana Farmacia Fybeca 7º Regla: Nombres de casas comerciales incluido el nombre completo de un individuo o personas.Cuando el nombre de una casa comercial, o de una institución incluye el nombre completo de una persona, se invierte el orden de las unidades al igual que se hace en los nombres de individuos; pero si la razón social no cumple con el requisito anterior, es decir, sólo presenta el nombre o el apellido, se deja tal como aparece. En estos casos el orden de las unidades son: 1º Unidad.2º Unidad.-

Apellido El Nombre

Y el resto del nombre se escribirá al final en el orden que aparezca Ejemplo: NOMBRES    

Joyería Ramírez Confecciones Ana María Distribuidora Amanda Zapata Carteras Julio Cortés

ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR    

Confecciones Ana María Cortés Julio Carteras Joyería Ramírez Zapata Amanda Distribuidora

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO ARCHIVO Z) J) C)

Zapata Amanda Distribuidora Joyería Ramírez Cortés Julio Carteras Confecciones Ana María

8º Regla: Abreviaturas, siglas, expresiones finales.- Las Abreviaturas se consideran unidades separadas como si el nombre estuviese escrito todo. Ejemplo: 

Clínica Veterinaria S.A.

ARCHIVO C) Clínica Veterinaria Sociedad Anónima Las siglas o nombres abreviados de empresas u organismos se escriben completos y al final la sigla Ejemplo: 

U.N.E.

ARCHIVO U) Unión Nacional de Educadores U.N.E. Ejemplos: NOMBRES:   

Dental Ayala Cia. Ltda. Castro y Castro Hnos. O.N.U.

ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR   

Castro y Castro Hermanos Dental Ayala Compañía Limitada Organización Naciones Unidas O.N.U.

A RCHIVO O) Organización Naciones Unidas O.N U D) Dental Ayala Compañía Limitada C) Castro y Castro Hermanos 9º Regla: CON ARTÍCULOS. CONJUNCIONES Y CONTRACCIONES.- Los artículos (el, la, los, las y "the" (inglés)); las contracciones (del. al), y las conjunciones (y, para, en, de, etc.) (and, for, an (inglés)), no se consideran como unidades de clasificación. Si éstos están al principio de un nombre, se colocan al final entre paréntesis, y si van delante o entre nombres comerciales y

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO títulos de compañías, no se toman en cuenta ni se omiten o invierten al cl asificar; simplemente se colocan entre paréntesis en el mismo lugar que ocupan. Ejemplos: NOMBRES       

La casa de la novia Mi comisariato The City Bank El gusano de seda El gallo de oro Almacén del Cartón Confecciones el Éxito

ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR       

Almacén (del) Cartón Casa (de la) novia (la) City Bank (the) Comisariato (mi) Confecciones (el) Éxito Gallo (de) oro (el) Gusano (de) seda(el)

ARCHIVO G) Gusano (de) seda(el) Gallo (de) oro (el) C) Confecciones (el) Éxito Comisariato (Mi) City Bank (The) Casa (de la) Novia (La) A) Almacén (del) Cartón 10º Regla: Títulos y Grados (Dr. Ing. Lic. Teniente, Capitán, Coronel). - Los títulos, grados académicos o calificativos no se consideran unidades de clasificación al archivar por lo tanto, se deben escribir al final del nombre y entre paréntesis. Ejemplos: NOMBRES     

Monseñor Aníbal Muñoz Duque Doctora Blanca Alarcón Pediatra Bertha Patiño Crnl. Almeida Dr. Edgar Esteban Pillajo Arcentales

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR     

Alarcón Blanca (doctora) Almeida (coronel) Muñoz Duque Aníbal (monseñor) Patiño Bertha (pediatra) Pillajo Arcentales Edgar Esteban (doctor)

ARCHIVAR P) Pillajo Arcentales Edgar Esteban (doctor) Patiño Bertha (pediatra) M) Muñoz Duque Aníbal (monseñor) A) Almeida (coronel) Alarcón Blanca (doctora) 11º Regla: Números. - Cuando forma parte de un nombre de una casa comercial o Institución se escribe en letras, el número correspondiente. Ejemplos: NOMBRES    

Club 700 Gran Hotel 79 Discoteca 2001 Colegio 24 de Mayo

ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR    

Club setecientos Colegio Veinte y Cuatro de Mayo Discoteca dos mil uno Gran Hotel setenta y nueve

ARCHIVO G) D) C) C)

Gran hotel setenta y nueve Discoteca dos mil uno Colegio veinte y cuatro de Mayo Club setecientos

12º Regla: Nombres de Gobiernos.- Cuando se tenga que archivar documentos que pertenecen a nombres de gobiernos se debe considerar como 1º Unidad.El nombre del gobierno pero en forma invertida. 2º Unidad.- El nombre de la Institución, departamento o sección pero en forma invertida. NOMBRES  

Ministerio De finanzas República del Ecuador Ministerio de Gobierno República de Venezuela

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO ORDEN CORRECTO PARA A RCHIVAR  

Ecuador República del Finanzas Ministerio De Venezuela República de Gobierno Ministerio De

ARCHIVO V) Venezuela República de Gobierno Ministerio De E) Ecuador República del Finanzas Ministerio De

13º Regla: Divisiones Políticas Menores. – Cuando.- los documentos pertenecen a divisiones políticas Menores se debe considerar como: 1º Unidad.2º Unidad.-

División Política Menor Pero en forma invertida. El Departamento, Ministerio, Sección, etc. de donde proviene el documento así mismo en forma invertida.

NOMBRES  

Dirección de Alfabetización Cantón Quito. Dirección de Registro Civil, Provincia de Pichincha

ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR  

Pichincha Provincia de, Civil Registro Dirección De. Quito Cantón, Alfabetización Dirección De

ARCHIVO Q) Quito Cantón, alfabetización Dirección de. P) Pichincha Provincia de, Civil Registro Dirección de. 14º Regla: Bancos.- Las partes del nombre de un banco o empresa financiera se consideran en el mismo orden en que se escriben. Ejemplos: NOMBRES  

Banco del Pichincha Quito Banco Central del Ecuador

ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR  

Banco Central del Ecuador Banco del Pichincha Quito

ARCHIVO B) Banco del Pichincha Quito Banco Central del Ecuador

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO 2. ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA POR ASUNTOS Un documento debe archivarse bajo el título más adecuado, y para ello se deben tener en cuenta las siguientes posibilidades:      

El nombre de la razón social de la empresa (membrete) El nombre del remitente El nombre de quien firma El asunto o tema de que trata el documento La localidad geográfica Otros asuntos

Cuando un documento puede ser solicitado bajo diferentes títulos, se archivará por el nombre más importante, y se elaborará la referencia cruzada, con relación a los otros asuntos. Por ejemplo, una carta enviada al Centro Colombo Andino, solicitando calificaciones, puede archivarse por la razón social (Centro Colombo Andino); por el nombre del remitente (Álvaro Jiménez Vélez), o por el asunto (Calificaciones).         

Antes de archivar cualquier documento recuerde: Inspeccionar: Aprobado para ser archivado. Clasificar y marcar: Escriba en la esquina superior, el título bajo el cual va a archivar el documento. Codificar: Determinar el código de la correspondencia, o cualquier referencia al margen. Distribuir: Agrupe de acuerdo con el código asignado o al orden alfabético.

Archivar: Colocar la correspondencia en la gaveta de archivo. Los documentos en cada carpeta se ordenan cronológicamente (orden de fechas) teniendo en cuenta que la más reciente debe aparecer a la vista. En toda gaveta se debe incluir una carpeta miscelánea, la cual recibe documentos de diferentes clientes que por no tener correspondencia continua, no se hacen acreedores a una carpeta individual. La carpeta individual se abre para toda persona natural o jurídica, que tenga más de cinco documentos de correspondencia activa con la empresa. En el archivo de correspondencia por asuntos los documentos se clasifican y se archivan con el nombre del asunto más importante de que trata el documento. Por ejemplo: Contratos de arrendamiento, nóminas, informes, auditoría, administración, seguros y otros. En este sistema es indispensable organizar, en el archivo, divisiones y subdivisiones sobre temas y subtemas, para facilitar el trabajo de archivo.

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ANEXO

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Conjunto de procedimientos que se emplea para la organización de documentos en un archivo físico Los documentos de archivo constituyen fondos documentales colecciones bibliográficas documentos científicos

ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN

Objetivos de la clasificación Ofrecer al usuario la documentación necesaria para hacer un trabajo específico. Que tenga acceso rápido a la documentación relacionada con ese trabajo. Guardar la documentación el tiempo que sea útil. Establecer un archivado organizado de forma sistemática, de toda la documentación empleada y necesaria. Que tenga un sistema eficaz de reproducción de documentos. Archivado en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.

PRÁCTICAS

DESTREZAS Y COMPETENCIAS

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN

Sistema Alfabético

          



Sistema Alfa Numérico

Gestión técnica de documentos: Identificación, autentificación y evaluación de fondos documentales Utilización – práctica métodos, técnicas y nuevas tecnologías para la implantación y desarrollo de sistemas de gestión de documentos

Sesiones de trabajo Análisis y creación de bases de datos Evaluación de los sistemas de descripción Búsqueda y recuperación de archivos Trabajo individual o en equipo Trabajos expuestos en clase

FINALIDAD Organización técnica de todos los archivos de una institución. Reducción de tiempo y recursos invertidos en los diferentes procesos documentales. Mejoramiento de servicios Mejoramiento de todos los procesos Posicionamiento del Archivo (interna y externamente) Reducción de costos Contribución al desarrollo del negocio Modelo de Archivos y Gestión Documental confiable y duradero Políticas, normas y procedimientos adecuadas a las prácticas modernas en archivos y acordes con la legislación expedida sobre la materia. Conciencia sobre el valor de los archivos y la información para el funcionamiento del Banco. Mejoramiento de la plataforma tecnológica

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ANEXO

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ARCHIVO GENERAL

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COMO DEBE GUARDAR LA DOCUMENTACIÓN EN UN ARCHIVADOR

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LIBRO DE REGISTROS

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DATOS DEL USUARIO Apellidos y Nombre: Servicio/Centro: Unidad: Teléfono de contacto:

Fax:

Confirme su dirección de correo electrónico:

DATOS DE LA PETICIÓN Título de la documentación: Año:

Signatura Topográfica: Préstamo

Acción que solicita:

Escaneado de la documentación Consulta en depósito Consulta de datos por el Archivo

Observaciones:

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PROCESO DOCUMENTAL

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CLASES DE DOCUMENTOS

Memorando

Cotización

Convocatoria

Vale

Factura

Currículum

Escritura de Constitución

Acuerdos

Vitae

Banco Internacional

ARCHIVO PERMANENTE

V VIITTA ALLE ES S

N NO O E ES SE EN NC CIIA ALLE ES S

Escritura de Constitución Patente de funcionamiento Diseños y fórmulas Reporte de accionistas Prueba de activos y pasivos Planos Escritura de propiedades

Acuses de recibo Anuncios Convocatorias Comunicaciones internas Memorandos Indagaciones Rutinarias

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MANUAL DE TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO FORMULARIO ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR “H. CONSEJO PROVINCIAL DE PICHINCHA”

ARCHIVO GENERAL AUTORIZACIÓN PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Solicitante: Unidad o Servicio solicitante: Fecha de solicitud: 15/06/2012

Código y título de clasificación:

Años:

Descripción de la serie documental: Número de cajas:

Acción que se solicita: ELIMINACIÓN MUESTREO Observaciones:

Firma del Jefe de la Unidad

Nombre y sello

2

Firma de autorización2

Firma del Responsable del Archivo General

Nombre y sello

Si los documentos que se solicita destruir son académicos, es necesaria la firma de la autoridad competente. 56 Ing. Marco Mármol

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